Korespondencja służbowa - tajna czy nie?

podziel się na Facebooku

Korespondencja wysyłana pocztą tradycyjną i elektroniczną jest jednym z podstawowych narzędzi pracy. E-maile pochodzące ze służbowego konta są wysyłane w imieniu pracodawcy i stanowią oficjalną korespondencję, związaną z działalnością zakładu pracy. Czy pracodawca ma prawo do przeglądania poczty pracownika?



- Czy pracodawca może otworzyć korespondencję pracownika? Mailową bądź przesłaną pocztą tradycyjną? Jeśli tak, kiedy pracodawca ma do tego prawo? Jakie prawa ma w tej sytuacji pracownik? - pyta nasz Czytelnik.

Na wątpliwości naszego czytelnika odpowiadają eksperci z Kancelarii Radcy Prawnego Fortuna.

Co do zasady, pracodawca nie może czytać prywatnej korespondencji pracownika, nawet kiedy przychodzi ona na adres zakładu pracy. Tajemnica korespondencji jest w polskim porządku prawnym chroniona w sposób szczególny. Zgodnie z art. 49 Konstytucji, zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Ograniczenia w tym zakresie mogą nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony. Na mocy art. 23 Kodeksu cywilnego, tajemnicy korespondencji przyznano status dobra osobistego. Zgodnie zaś z art. 111 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.

Środki ochrony przeciwko wścibskiemu pracodawcy przewiduje art. 24 k.c. Zgodnie z powołaną regulacją, ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania. W razie dokonanego naruszenia pracownik może w szczególności żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, pracownik może żądać jej naprawienia.

Pracownik, którego tajemnica korespondencji została naruszona, może nie tylko skierować sprawę na drogę postępowania cywilnego. Może nawet zainicjować postępowanie karne przeciwko pracodawcy, albowiem na podstawie art. 267 § 1 Kodeksu karnego, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując, albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

W zakresie korespondencji przesyłanej pocztą tradycyjną, pracodawca może legalnie czytać korespondencję adresowaną do pracownika tylko wtedy, jeśli pracownik wyraźnie go do tego upoważni. Nie wyłącza to, rzecz jasna, uprawnienia pracodawcy do odbierania korespondencji służbowej, a więc w przypadku, gdy jest ona zaadresowana na nazwisko konkretnego pracownika z jednoczesnym wskazaniem nazwy zakładu pracy i gdy nie ma wątpliwości, iż korespondencja ma w istocie charakter służbowy (np. pochodzi od stałego klienta pracodawcy).

Korespondencja elektroniczna podlega dokładnie takiej samej ochronie jak tradycyjna poczta. Pracodawcy nie wolno więc zapoznawać się z treścią prywatnych e-maili wysyłanych bądź otrzymywanych przez pracowników. Potwierdził to także Europejski Trybunał Praw Człowieka w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii. Trybunał orzekł, że pracodawca może kontrolować pracowników, jednakże kontrola nie powinna naruszać Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności, która w art. 8 stanowi, iż każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, mieszkania oraz korespondencji.

Problematyczna pozostaje kwestia tzw. skrzynek służbowych. E-maile pochodzące ze służbowego konta wysyłane są z zasady w imieniu pracodawcy i stanowią oficjalną korespondencję, związaną z działalnością zakładu pracy. Służbowa poczta elektroniczna jest narzędziem pracy pracownika. Tymczasem zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, podstawowym obowiązkiem pracownika jest pozostawanie w czasie pracy w dyspozycji pracodawcy oraz sumienne i staranne wykonywanie swoich obowiązków (art. 22 § 1, art. 100 § 1 oraz art. 128 k.p.). Konsekwencją tak określonych obowiązków pracownika jest wymóg wykorzystywania przez niego czasu pracy, jak również narzędzi pracy, wyłącznie do realizacji zadań służbowych.

Pracodawca ma przy tym prawo do kontrolowania pracownika w wyżej wymienionym zakresie. Podkreślić jednak należy, iż pracodawca zobowiązany jest uprzedzić pracownika o przysługującym mu prawie kontroli służbowych skrzynek. Celowym jest również poinformowanie pracownika o zakazie korzystania z poczty służbowej dla celów prywatnych (chyba że w danym zakładzie pracy taki zakaz nie obowiązuje).

Niezależnie jednak od powyższego - podczas przeprowadzanej kontroli, pracodawca nie może naruszyć zasady tajemnicy korespondencji. Jeśli zatem w trakcie sprawdzania listy wiadomości zauważy, że z pracowniczego konta wysyłane lub odbierane były prywatne e-maile, nie może samowolnie zapoznać się z ich treścią (nawet gdy w danym zakładzie obowiązuje całkowity zakaz korzystania ze służbowych skrzynek do celów prywatnych). W sytuacji istnienia wątpliwości co do charakteru korespondencji - pracodawca winien powstrzymać się od przeczytania wiadomości i zwrócić się do pracownika z prośbą o stosowne wyjaśnienie, zaś w przypadku stwierdzenia naruszeń obowiązków pracowniczych, może wyciągnąć wobec pracownika konsekwencje dyscyplinarne.

W razie zapoznania się z prywatnymi wiadomościami, pracodawca musi się liczyć z odpowiedzialnością za naruszenie dóbr osobistych pracownika. Jego odpowiedzialność będzie jednak wyłączona w sytuacji braku winy (np. pracodawca wprowadził zakaz korzystania z poczty służbowej do celów prywatnych, poinformował pracowników o dopuszczalności kontroli zastosowania się do tego nakazu, przy czym dana wiadomość pochodziła ze skrzynki współpracującego przedsiębiorstwa lub posiadała tytuł sugerujący związek z wykonywanymi przez pracownika obowiązkami służbowymi).

Masz wątpliwości, czy Twój pracodawca postępuje zgodnie z Kodeksem Pracy? Potrzebujesz porady profesjonalistów zajmujących się budowaniem kariery zawodowej?

Na twoje pytania związane z doradztwem personalnym lub prawem pracy, z przyjemnością odpowiedzą nasi eksperci z firmy ArchitekciKariery.pl oraz Radcy Prawni. Skorzystaj z naszego formularza!


Opracowała
Ankieta: Czy Twój pracodawca sprawdził kiedykolwiek Twoją pocztę elektroniczną bądź tradycyjną?
27%

tak, zrobił to niejeden raz bez uprzedzania pracowników

27%

tak, mam przepuszczenia, że zrobił to bez uprzedzania o tym pracowników

7%

tak, jednak wcześniej uprzedził o tym pracowników

39%

nie, szef ma do mnie zaufanie, nigdy nie zrobiłby tego

łącznie głosów: 55

Kancelaria Radcy Prawnego Fortuna autor