Menedżer w dobie pandemii. Jak zarządzać zespołem online

19 września 2020, 11:00
Joanna Puchala

Tego, jak bardzo w ciągu ostatniego półrocza zmieniły się warunki pracy w wielu firmach, nie trzeba tłumaczyć chyba nikomu. Postanowiliśmy natomiast sprawdzić, jak w obliczu pandemii zmieniła się rola menedżera i z jakimi wyzwaniami menedżerowie mierzą się w zarządzaniu zespołami w aktualnych realiach.



Niektóre organizacje sprawnie poradziły sobie z przygotowaniem menedżerów i pracowników do nowej sytuacji spowodowanej pandemią.

- Najlepiej poradziły sobie przedsiębiorstwa, które już wcześniej stosowały nowoczesne narzędzia komunikacji i oferowały pracownikom możliwość częściowej pracy zdalnej lub telepracy. Przedsiębiorstwa te posiadały także odpowiednie procedury z tym związane. Mowa tu zwłaszcza o dużych międzynarodowych korporacjach, gdzie projekty realizowane są przez zespoły rozproszone, składające się z osób pracujących w różnych szerokościach geograficznych, przez co większość kontaktów odbywała się online już wcześniej - mówi dr Wojciech Karczewski, koordynator kierunku zarządzanie i przywództwo/management and leadership I stopnia z Katedry Zarządzania Uniwersytetu Humanistycznospołecznego SWPS.

Znacznie trudniej było w przypadku firm, które takich procedur wcześniej nie miały.

- Nie zmienia to jednak faktu, że niezależnie od posiadanych procedur i nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych pracownicy mogli korzystać w czasie pracy z biura firmy, podczas pandemii zostali w wielu przypadkach zmuszeni do pracy z domu. Wielu menedżerów stanęło przed wyzwaniem przystosowania się do nowych warunków. Zniknął tradycyjny kontakt pomiędzy menedżerem a pracownikiem, co spowodowało i nadal powoduje wiele problemów - dodaje dr Wojciech Karczewski.
Dotychczas wielu menedżerów nie było w żaden sposób przygotowanych do zdalnego zarządzania zespołem, co stało się przyczyną wielu trudności.

Zarządzanie zespołem w pracy zdalnej



Podstawowym zadaniem każdego menedżera jest utrzymywanie motywacji i zaangażowania zespołu. W dłuższej perspektywie nawet początkowo wysoka efektywność pracowników może spadać, ponieważ będą tracić więź z daną firmą.

- Podczas pandemii można było zauważyć, iż początkowo zaangażowanie i motywacja pracowników wzrosły, o czym mówiło wiele badań wykonanych na początku pandemii, ale dzisiaj można uznać, że był to efekt strachu przed utratą pracy. Oczywiście takie zaangażowanie ma najczęściej charakter tymczasowy. W dłuższej perspektywie potrzebne są dodatkowe działania ze strony menedżerów, by zaangażowanie utrzymać na tak wysokim poziomie, ponieważ kiedy menedżer zostawia bieg spraw samym sobie, zazwyczaj zaangażowanie zanika, a pracownicy tracą więź z firmą. Po pierwotnym wyżu zaangażowanie spadło nawet wśród pracowników, którzy w taki sposób pracowali na co dzień jeszcze przed pandemią. Spowodowane to było tym, że do tej pory pracę zdalną ci pracownicy traktowali jako przywilej, pracowniczy benefit pozapłacowy, który w czasie pandemii zaczął przysługiwać każdemu, czyli de facto przestał tym przywilejem być - wyjaśnia dr Wojciech Karczewski.
Takiej sytuacji można jednak zapobiec.

- Przede wszystkim trzeba pamiętać, że sytuacja, w jakiej znajdują się pracownicy, nie jest standardowa, dlatego nie jest wskazana ani wzmożona kontrola, czy pracownik pracuje, ani też ciągłe upewnianie się, czy pracownik nieustannie znajduje się na stanowisku pracy. Po pierwsze, to nie pracownik wybrał taki rodzaj pracy, a po drugie - podczas pandemii pracownik może czuć się jak więzień w swoim własnym domu, co może być niezwykle stresujące i jest przyspieszoną ścieżką m.in. do problemów psychosomatycznych i wypalenia zawodowego - wylicza dr Wojciech Karczewski.
Okazuje się, że znacznie lepszym rozwiązaniem od kontroli jest skupianie się na efektach pracy. Kluczem okazuje się atmosfera wzajemnego zaufania, w której menedżer rozlicza pracownika tylko wtedy, kiedy rezultaty jego działań nie są satysfakcjonujące.

Niezmiernie ważna jest także postawa menedżera, który potrafi zapanować nad sytuacją w przedsiębiorstwie, odpowiednio zaplanować pracę zespołu i szybko reagować na pojawiające się problemy.

- Istotnym elementem w zarządzaniu zespołem jest poświęcenie uwagi na obserwowanie motywacji do pracy. Zmieniające się warunki, zamknięcie w domu, stan odosobnienia mogą wpływać na obniżenie samopoczucia, a co za tym idzie - na spadek motywacji i samooceny pracowników - zauważa Katarzyna Jankowska, HR director z VGL Group.
Pogarszająca się efektywność zespołu może oznaczać problemy w zespole. Aby zahamować spadek nastrojów, menedżer powinien dbać o relacje, starać się utrzymywać z nimi bieżący kontakt i odpowiadać na ich potrzeby.

- Czas epidemii oraz przejście pracowników w tryb pracy zdalnej pokazał, z jakimi wyzwaniami przychodzi im się mierzyć. Menedżerowie powinni podchodzić do swoich pracowników w sposób indywidualny i elastyczny, ale przy tym koncentrować się na rozliczaniu ich z wykonanych zadań. Pracując z domu, zderzaliśmy się z zupełnie nowymi wyzwaniami: inną organizacją czasu łączącą obowiązki zawodowe oraz opiekę nad dziećmi, brakiem profesjonalnego stanowiska pracy bądź z problemami ze sprzętem czy internetem - zauważa Katarzyna Jankowska.
Do tego, że dobry menedżer powinien słuchać i reagować na potrzeby pracowników, nie trzeba chyba nikogo przekonywać. W obliczu pracy zdalnej bardzo ważne okazało się udostępnianie w miarę potrzeby pracownikowi opieki działu IT.

- W naszym przypadku wymuszone szybkie przejście zdecydowanej części pracowników do pracy w trybie zdalnym było dużym wyzwaniem dla naszego działu technicznego. Każdy nasz pracownik mógł w ekspresowym tempie uzyskać pomoc w zakresie m.in. technicznego wsparcia poprawy połączeń internetowych czy usuwania problemów ze zdalnym dostępem do wewnętrznych programów firmowych lub firmowych serwerów - tłumaczy Katarzyna Jankowska.


Wirtualne spotkania zespołu



- Inną sprawą jest, że w czasie pandemii pracownicy mogą dzielić mieszkanie ze współmałżonkami, dziećmi. Ważne jest, jeśli to tylko możliwe, żeby sami ustalali, jaki preferują rytm pracy w takich warunkach. Menedżer może również wprowadzić elastyczne godziny pracy, a więź pomiędzy pracownikiem a firmą może być podtrzymywana przez cykliczne wirtualne spotkania w postaci tzw. "wirtualnej kawy" albo "wirtualnego wina" - dodaje dr Wojciech Karczewski.
Spotkania, podczas których nie rozmawia się o pracy, pozwalają podtrzymać więzi pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu i całokształtem organizacji. Tego rodzaju wirtualne spotkania mogą być nową wersją wyjść integracyjnych.

Naturalność kluczem do sukcesu



- Ważne, aby wszystkie działania prowadzone przez osoby zarządzające nie miały charakteru fasadowego. Pracownik widząc, że coś nie jest przeprowadzane praktycznie, czyli menedżer jedno mówi, a drugie robi, w większości przypadków automatycznie traci motywację i zaangażowanie do danego działania, czyli np. wirtualne spotkania przy kawie są organizowane, po czym menedżer, który je organizuje, sam w nich kilkukrotnie nie uczestniczy. Równocześnie ważne jest, aby dla samych pracowników takie działania były dobrowolne, a nie obligatoryjne. Co bardzo ważne, pracownik również powinien wiedzieć, dlaczego daną pracę lub dane zadanie wykonuje. Brak takiej informacji jest częstym błędem menedżerów nie tylko w trakcie pandemii. Menedżer ma obowiązek tłumaczenia pracownikom, dlaczego wykonują dane zadanie - zauważa dr Wojciech Karczewski.
Nawet jeśli pracownik realizuje tylko część projektu, to bez jego pracy całość nie zostałaby wykonana. Dlatego tak istotne jest spojrzenie na sytuację z punktu widzenia pracownika.

Nie tylko praca zdalna



Warto podkreślić, że wiele branż i przedsiębiorstw nie może sobie pozwolić na pracę zdalną. Także w takiej sytuacji najważniejszym wyzwaniem dla menedżera jest budowanie atmosfery wzajemnego zaufania. Niezmiernie istotne jest przestrzeganie procedur bezpieczeństwa, dbanie o zdrowie swoje i współpracowników, a także wzajemna odpowiedzialność.

- Przykładowo, kiedy ktoś podejrzewa chorobę u siebie, informuje menedżera i razem podejmują decyzję, czy pracownik powinien tego dnia przyjść do pracy. Oczywiście, by sytuacja pandemii nie była pretekstem do unikania pracy i nie prowadziła do nadużywania dobrej woli pracodawcy, potrzebne jest wzajemne zaufanie i odpowiedzialność pracowników względem firmy, ale też i firmy wobec pracowników, a nad tym menedżer pracuje nieustannie, nie tylko podczas pandemii - podsumowuje dr Wojciech Karczewski.
Jak oceniasz pracę menedżera w twoim zespole?
18%

niezwykle dobrze, pracuje się lepiej niż przed pandemią

11%

dobrze, chociaż mogłoby być lepiej

19%

uważam, że się stara, chociaż nie zauważa wielu problemów, z którymi mierzy się zespół

30%

moim zdaniem jest wiele do poprawienia

22%

trudno ocenić - sam jestem menedżerem

zakończona

łącznie głosów: 250