Jak sprawdzić, czy nieruchomość jest prawidłowo zarządzana?

27 kwietnia 2020, 8:00
Joanna Puchala

Wspólnot mieszkaniowych, które nie są zadowolone z działania firmy zarządzającej nieruchomością, nie brakuje. Problemy z utrzymaniem czystości w częściach wspólnych czy zaniedbania stanu technicznego widać gołym okiem. Trudniej sprawdzić, czy prawidłowo prowadzone są finanse i czy stan prawny nieruchomości jest właściwy. Ale jest to możliwe.



O tym, czy nieruchomość jest dobrze zarządzana, świadczy jej czystość, stan techniczny, jakość wykonywanych na jej terenie usług, ale również kondycja prawna i finansowa wspólnoty.

- Z punktu widzenia mieszkańców największe znaczenie ma stan techniczny i estetyczny budynku oraz finanse. To pierwsze z pewnością wpływa na drugie - zaniedbanie kwestii technicznych w perspektywie czasu zazwyczaj wpływa na znaczny wzrost kosztów. Jeśli jeszcze do tego nasz kontakt z administratorem jest mocno ograniczony, nie odpowiada on na nasze pytania czy wręcz utrudnia wgląd do dokumentów i rozliczeń, warto pomyśleć o przejęciu kontroli nad tym, co dzieje się w obrębie naszej wspólnoty - podkreśla Łukasz Zalewski z trójmiejskiej firmy zarządzającej nieruchomościami Dynamika S.C.
Zarządcę, który obsługuje nieruchomość, warto sprawdzić, zwłaszcza jeśli stan budynku bądź koszty jego utrzymania budzą nasze wątpliwości. Pobieżna kontrola nie jest tak skomplikowana, jakby się wydawało. Do jej przeprowadzenia uprawniony jest szczególnie zarząd wspólnoty, z którym każdy członek wspólnoty powinien być w kontakcie.

- Pod względem technicznym warto sprawdzić, czy są wykonane wszystkie przeglądy wymagane prawem i względami bezpieczeństwa, czy zarządca podjął działania, wynikające z zaleceń umieszczonych w protokołach z przeglądów, a także czy zarządca wywiązał się z podjętych planów gospodarczych. W zakresie finansowo-księgowym istotne są koszty utrzymania nieruchomości - czy nie ma "ukrytych" kosztów zarządzania nieruchomością, które na mocy zawartej ze wspólnotą umowy powinny leżeć po stronie zarządcy. Będą to m.in. koszty materiałów biurowych, koszty korespondencji, archiwizacji, odbiorów czy spotkań z zarządem, w których uczestniczy zarządca - wymienia Ewa Klechowicz, członek Stowarzyszenia Zarządców Nieruchomości. - Warto zwrócić uwagę na prawidłowe rozliczanie mediów. Niestety zdarza się, że latami jest nierozliczone zużycie wody, bo właściciele nie podają stanu wodomierzy. Pilnować warto także tzw. "bilansów otwarcia" - zdarza się, że zarządca "gubi" parę tysięcy pomiędzy budżetem zamknięcia starego roku a budżetem otwarcia nowego roku. Jeśli dokonuje się korekt, nie można zmieniać rozliczenia rocznego wspólnoty po przyjęciu sprawozdania rocznego, tylko dokonuje się korekty w roku następnym, a zaistniałą sytuację omawia na kolejnym zebraniu.

Zarządzanie i administracja nieruchomościami. Znajdź firmę w Trójmieście



Pod względem administracyjnym warto zweryfikować prawidłowy przepływ informacji i skontrolować, czy wszelkie informacje dotyczące obsługi trafiają do właścicieli. Należą do nich na przykład informacje o zmianie opłat.

Przeprowadzenie audytu sposobem na problemy z zarządcą?



Jeśli okaże się, że praca zarządcy nieruchomości budzi wątpliwości, wspólnota może zlecić audyt. To, co jest sprawdzane podczas kontroli, w dużej mierze zależy od tego, jakie uprawnienia do wglądu w sprawy nieruchomości otrzyma osoba ją przeprowadzająca. Z reguły monitorowane są względy techniczne, finansowe i formalno-prawne. Od wielkości wspólnoty i zakresu audytu będzie zależał też jego koszt.

- Audyt techniczny skupia się na tym, w jakim stanie znajduje się budynek i jakich prac remontowych ewentualnie wymaga. Kontrolujący sprawdzają, czy zostały wykonane wszystkie przeglądy wynikające z prawa budowlanego, zaglądają do Książki Obiektu Budowlanego, kosztorysów i umów na prace budowlane. Z kolei pod względem formalno-prawnym audytorzy przyglądają się umowom na świadczenie usług, zwłaszcza w kwestii cen i rzeczywistych potrzeb obiektu, umów na dostawę mediów i warunków polis ubezpieczeniowych. Analizują regulaminy, podjęte uchwały oraz księgi wieczyste pod kątem prawidłowości udziałów. Pod względem finansowym przeglądane są faktury, rozliczenia mediów, obowiązkowa sprawozdawczość oraz aktywność w zakresie windykacji przedsądowej i sądowej - dodaje Łukasz Zalewski.

Czytaj także: Jakie usługi proponują zarządcy nieruchomości w Trójmieście?



Efektem takiej kontroli są zalecenia, które opierają się na wykazaniu optymalnych rozwiązań, które powinny zostać zastosowane przez zarządcę. Wśród nich często znajdują się wskazówki, które mają doprowadzić do redukcji kosztów, doprowadzenia do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości czy zapobiegania w przyszłości kosztownym remontom.

Na co zwrócić uwagę, wybierając zarządcę nieruchomości?



Wybierając zarządcę nieruchomości dla wspólnoty mieszkaniowej, warto zwrócić uwagę na wiele aspektów. Oprócz licencji zarządcy ważne jest doświadczenie i zakres usług - dobrze, jeśli w ofercie będzie mieć codzienną obsługę i konserwację nieruchomości czy dbanie o tereny zielone, które należą do wspólnoty. Firmy z większym doświadczeniem i oferujące szeroki wachlarz usług mają z reguły sprawdzoną grupę wykonawców i sprawniej poradzą sobie z koordynacją działań.

- Oprócz porównania stawki trzeba też zwrócić uwagę na wszystkie aspekty techniczne, finansowo-księgowe i administracyjne. Wielu właścicieli przy wyborze zarządcy kieruje się stawką i "osobowością" kandydata na zarządcę, podczas gdy zarządzanie to praca całego biura - podkreśla Ewa Klechowicz. - Warto także sprawdzić, czy nowy zarządca ma w swojej usłudze dostęp internetowy do kont indywidualnych właścicieli, czy zarządca oferuje obsługę właścicieli w zakresie "płatności masowych", co ułatwia uzyskanie informacji na bieżąco o dokonanych płatnościach bez konieczności czekania na wyciąg bankowy.
Czy jesteś zadowolony(a) z firmy, która zarządza twoją wspólnotą?
14%

tak, wszystko jest w porządku

23%

tak, mimo kilku mankamentów

7%

nie wiem, nie angażuję się w to

50%

nie, muszę coś zrobić, żeby ją wreszcie zmienić

6%

nie dotyczy mnie ta kwestia

zakończona

łącznie głosów: 257