Delegacje, szkolenia i konferencje w czasach pandemii

17 października 2020, 10:00
Joanna Puchala

Kilka miesięcy temu, przed wybuchem pandemii koronawirusa, pracownicy wielu firm i korporacji regularnie uczestniczyli w szkoleniach i konferencjach, wyjeżdżali w delegacje. Sprawdzamy, jak aktualnie wygląda sytuacja w przedsiębiorstwach, które mają swoje siedziby na terenie Trójmiasta.



Dynamicznie zmieniająca się sytuacja epidemiczna na świecie i duże zróżnicowanie obostrzeń stosowanych w różnych krajach utrudnia planowanie podróży służbowych, a rosnące ryzyko zarażenia koronawirusem w Polsce sprawia, że w wielu firmach nadal zawieszone lub znacznie ograniczone są wizyty w innych oddziałach przedsiębiorstw czy w siedzibach partnerów biznesowych, zarówno za granicą, jak i w kraju.

- Pracodawcy zdają sobie sprawę z zagrożenia i starają się zminimalizować ryzyko transmisji wirusa pomiędzy pracownikami. Część firm wciąż działa w modelu zdalnym lub hybrydowym, a pracownicy są zachęcani do odbywania wirtualnych spotkań. Co więcej, na przestrzeni ostatnich miesięcy wiele procesów - decyzyjnych, HR-owych, administracyjnych - zostało dopasowanych do realiów pracy zdalnej. Sprawy, których załatwienie do niedawna było niemożliwe bez bezpośredniego spotkania decydentów reprezentujących różne regiony czy kraje, obecnie z powodzeniem są omawiane np. podczas wideokonferencji. Chociaż wirtualna forma kontaktu nie jest w stanie zastąpić wszystkich aspektów bezpośrednich spotkań (np. funkcji integracyjnej) i po zakończeniu pandemii firmy powrócą do organizowania podróży służbowych, to ich skala może być zdecydowanie mniejsza - mówi Anna Czyż, head of people and culture w Hays Poland.
W korporacji Hays międzynarodowe podróże służbowe zostały zawieszone już w marcu, w momencie wprowadzania przez wiele państw europejskich masowych obostrzeń. Ta zasada obowiązuje do dziś. Zaostrzeniu w ostatnim czasie uległy natomiast reguły delegacji na terenie Polski.

- Podróże na terenie Polski również były zawieszone przez wiele miesięcy. Od kilku tygodni wyjazd do innego oddziału Hays Poland jest możliwy wyłącznie w uzasadnionych biznesowo przypadkach i tylko w sytuacji, gdy sam pracownik komunikuje chęć odbycia takiej podróży. Biorąc pod uwagę rozwój sytuacji w kraju, jeszcze ostrożniej podchodzimy do wyjazdów służbowych, a każde zgłoszenie chęci odwiedzenia innego oddziału firmy jest rozpatrywane indywidualnie - dodaje Anna Czyż.
Podobnie jest w Blue Media, gdzie pracownicy już w połowie marca przeszli całkowicie na zdalne szkolenia i konferencje.

- Nadal taką formę wydarzeń rekomendujemy naszym pracownikom. Pandemia wymusiła na nas także ograniczenie podróży służbowych i obecnie są one realizowane tylko w wyjątkowych sytuacjach. Obserwujemy znacznie większą gotowość do prowadzenia spotkań w trybie online po stronie naszych klientów i partnerów biznesowych. Rzeczywistość, z jaką przyszło się nam zmierzyć, to wielkie wyzwanie dla wszystkich - organizatorów szkoleń i konferencji, działów HR i administracji rekomendujących wydarzenia, wreszcie pracowników, którzy chcą się szkolić i podnosić swoje kwalifikacje - mówi Dominika Kotuła-Gibas, head of HR & administration z Blue Media.
Co roku pracownicy tej korporacji brali udział nawet w kilkuset wydarzeniach, dzielili się swoją wiedzą, jak i słuchali innych branżowych ekspertów.

- Ważnym elementem było także nawiązywanie nowych kontaktów. Networking to niezaprzeczalnie jedna z największych wartości konferencji. Siłą rzeczy w czasie pandemii jest to utrudnione albo diametralnie zmieniło swoją formę, np. poprzez wykorzystanie do tego narzędzi typu Linkedin - wyjaśnia Dominika Kotuła-Gibas.
Okazuje się jednak, że ta sytuacja może mieć także zalety.

- Z drugiej strony, w związku z tym, że większość wydarzeń przeniosła się do sieci, większa liczba pracowników ma możliwość w nich uczestniczyć. Do tej pory w konferencjach, które często odbywały się w innych miastach, uczestniczyli tylko wybrani pracownicy. Teraz praktycznie każdy może sobie wybrać interesujące go panele dyskusyjne lub wykłady eksperckie i poszerzać swoje kompetencje wedle potrzeb. Wiemy jednak, że pracownicy muszą spędzać i tak wiele godzin tylko przed komputerem, dlatego staramy się, aby rekomendowane przez nas szkolenia online przekazywały jedynie najpotrzebniejszą wiedzę - zauważa Dominika Kotuła-Gibas.

Ograniczenie podróży zagranicznych w branży odzieżowej



Specyfika pracy polskiego przedsiębiorstwa odzieżowego LPP, które jest właścicielem pięciu marek odzieżowych: Reseved, House, Cropp, Mohito i Sinsay, wymagała dotąd częstych wyjazdów służbowych pracowników do innych oddziałów firmy, sklepów czy kontrahentów, zarówno w kraju, jak i za granicę. Wraz ze zmianami, jakie przyniosła za sobą pandemia, podejście do wyjazdów służbowych musiało i tu ulec zmianie. Inne zasady obowiązują w przypadku podróży wewnątrz Polski, a inne w przypadku wyjazdów zagranicznych.

- Wraz ze zmianami jakie pojawiły się w naszym kraju, w związku z pandemią COVID-19, wprowadziliśmy adekwatne zmiany w kwestii wyjazdów służbowych wśród pracowników naszej firmy decydując o ich ograniczeniu. Biorąc jednak pod uwagę skalę naszej działalności oraz charakter pracy niektórych zespołów, musieliśmy wprowadzić odmienne zasady dotyczące delegacji krajowych oraz zagranicznych. O ile wyjazdy krajowe są dozwolone, o tyle staramy się ograniczać ich liczbę. Niemniej do odwołania zrezygnowaliśmy z kierunków zagranicznych, a wyjątek stanowią jedynie tzw. sytuacje nadzwyczajne, które dopuszczają podróż tylko na terenie Europy i po uprzedniej zgodzie dyrektora lub zarządu. Wprowadzone zasady obowiązują w LPP do odwołania. Dodatkowo, mając na uwadze dynamicznie zmieniającą się sytuację, staramy się rozpatrywać każdy przypadek indywidualnie - mówi Monika Wszeborowska, PR Manager z LPP.

Szkolenia i spotkania w branży budowlanej



Inną specyfiką charakteryzuje się branża budowlana, w której realizacje często wymagają regularnych spotkań z inwestorami, partnerami biznesowymi czy konsultacji z ekipami prowadzącymi prace. W trakcie pandemii zostały one ograniczone do niezbędnego minimum. Sprawy, które nie wymagają omówienia na budowie są przeprowadzane zdalnie. Te, w których kontakt osobisty jest niezbędny, z reguły odbywają się w mniejszym gronie.

- Epidemia koronawirusa sprawiła, że zarząd Doraco zadecydował o konieczności opracowania procedur dostosowanych do panującej sytuacji, wśród których znalazły się także nowe zasady dotyczące odbywania wyjazdów służbowych i szkoleń. Większość spotkań służbowych aktualnie odbywa się na zasadzie tele- lub wideokonferencji, w których udział może wziąć nawet kilkanaście osób. Spotkania bezpośrednie zostały ograniczone do minimum, a jeśli są konieczne, osoby w nich uczestniczące muszą zachować wszelkie środki ostrożności (pomiar temperatury, maseczki, dezynfekcja rąk). Ponadto jeśli wyjazd służbowy jest niezbędny, Zarząd spółki zaleca korzystanie z aut służbowych, a nie komunikacji masowej - wyjaśnia Karol Zduńczyk, prezes zarządu Korporacji Budowlanej Doraco.
Podobnie jest ze szkoleniami. Te, które mogą odbyć się w formie wideokonferencji, przeprowadzane są online.

- Pozostałe szkolenia, wymagające bezpośredniej obecności uczestników, są prowadzone w siedzibie spółki dla małych grup osób, dostosowanych do wielkości sali konferencyjnej, tak, aby zachować wymagany dystans społeczny - dodaje Karol Zduńczyk.
Czy zdarzył ci się wyjazd służbowy w czasie pandemii?
38%

tak, odbywam wyjazdy służbowe

8%

tak, ale to była naprawdę wyjątkowa sytuacja

3%

nie, ale być może wkrótce taki wyjazd będzie

26%

nie, wyjazdy służbowe w firmie, w której pracuje zostały ograniczone

25%

nie, moja praca nie wymaga wyjazdów służbowych

zakończona

łącznie głosów: 220