• Kino
  • Mapa
  • Ogłoszenia
  • Forum
  • Komunikacja
  • Raport

Komunikator czy wirtualny telefon? Zwyczaje komunikacyjne w firmach

Aleksandra Wrona
9 sierpnia 2017 (artykuł sprzed 6 lat) 
Nowoczesne firmy coraz częściej decydują się na służbowe komunikatory zawierające w sobie funkcję portali społecznościowych. Nowoczesne firmy coraz częściej decydują się na służbowe komunikatory zawierające w sobie funkcję portali społecznościowych.

Prawidłowa komunikacja jest kluczowym elementem dobrego funkcjonowania każdej firmy. Telefony, maile, pisma, firmy instruktażowe czy firmowe portale społecznościowe - sposobów na porozumienie się z szefostwem czy kolegami z firmy jest naprawdę dużo. Które z nich są najbardziej efektywne i czy podczas dni wolnych od pracy w ogóle powinniśmy z nich korzystać?



Skrzynka e-mailowa plus telefon, ten niegdyś najpopularniejszy zestaw służący do komunikacji wewnątrz firmy, obecnie traci na popularności.

- To nie przypadek, że firmy mocno stawiają na nowe rozwiązania. W oczach pracowników e-maile coraz bardziej postrzegane są jako nudny kanał komunikacji, którego obsługa zajmuje dużo czasu. W natłoku firmowej korespondencji trudno o kreatywność i wymianę ciekawych pomysłów - mówi Grzegorz Blachowski, Grupa GPEC.
Wnioski te potwierdza badanie przeprowadzone na zlecenie Emplo przez SW RESEARCH na 528 pracownikach średnich i dużych firm oraz korporacji. Z raportu "Efektywność biznesowa zaczyna się od komunikacji wewnętrznej" wynika, że 67 proc. pracowników uważa, że narzędzia on-line wykorzystywane wewnątrz firmy mogą usprawnić komunikację z pracownikami, a 56 proc. jest zdania, że mogą one wyeliminować dotychczasowe formy kontaktu jak e-maile i rozmowy telefoniczne w firmach.

Czy odbierasz służbowe maile i telefony w godzinach wolnych od pracy?

- Dziś w komunikacji wewnętrznej nie chodzi tylko o przekazywanie informacji z góry na dół, ale o budowanie środowiska pracy, które współtworzą pracownicy i na które mają realny wpływ. Takiej demokracji nauczyły nas platformy społecznościowe, z których wszyscy korzystamy prywatnie. Budowanie komunikacji wewnętrznej w organizacjach w oparciu o dokładnie te same społecznościowe mechanizmy to dziś konieczność i odpowiedź pracodawcy na oczekiwania pracowników. Jak wynika z naszego badania, większość zatrudnionych uważa, że nowe technologie mogą istotnie wspierać firmę w budowaniu skutecznej komunikacji wewnętrznej - mówi Paweł Leks, CEO z platformy Emplo.
Okazało się też, że im więcej pracowników w firmie, tym większe zapotrzebowanie na technologiczne rozwiązania społecznościowe. W firmach zatrudniających powyżej 500 osób, 70 proc. zapytanych chciałoby mieć dostęp do takiego rozwiązania online, podczas gdy w organizacjach zatrudniających od 51 do 250 osób odsetek ten wynosi 65 proc.

Chatowanie w pracy

Jednym z bardziej popularnych programów służących do komunikacji w firmie jest Yammer, korzystają z niego m.in. Kainos i GPEC.

- Każdy z pracowników ma możliwość dodania publicznego posta, zdjęcia, komentowania, lajkowania, stworzenia własnej grupy, np. zrzeszającej entuzjastów żeglowania czy miłośników kotów, jak również wysłania pozostałym pracownikom prywatnej wiadomości - mówi Iwo Sadecki z Kainos.
- Z Yammera korzystamy zaledwie od kilku miesięcy, ale już możemy powiedzieć, że to tu przeniosły się tematy poruszane dotychczas w małych grupach i na korytarzach. Angażujemy coraz większą społeczność do wspólnych dyskusji nad tematami, o których jeszcze jakiś czas temu wiedzę miała tylko ograniczona liczba osób. Większość ruchu i działań inicjują sami pracownicy. Mamy m.in. grupę Aktywni, gdzie wymieniamy się informacjami o imprezach sportowych, czy fotorelacjami z wydarzeń, w których biorą udział nasi pracownicy zarówno prywatnie, jak i grupowo. W grupie pojawiają się też ćwiczenia od naszej firmowej trenerki personalnej. Dyskutujemy również na poważnie - w grupie Kierunki Grupy GPEC pracownicy na równi z zarządem rozmawiają na temat rzeczy ważnych z punktu widzenia rozwoju firmy i projektów - wyjaśnia Grzegorz Blachowski z Grupy GPEC.
Rewolucyjną zmianą w niektórych firmach jest też rezygnacja ze standardowych telefonów.

- Wraz z rozpoczęciem działalności Global Competence Center w Gdańsku, postanowiliśmy od razu na nowoczesne rozwiązania i zrezygnowaliśmy z używania standardowych telefonów stacjonarnych na rzecz wygodniejszego narzędzia, jakim jest właśnie softphone - mówi Katarzyna Kozłowska ze Staples. - Służy do tego specjalna funkcja w komunikatorze o nazwie softphone. Każda pracownik ma przypisany indywidualny numer, z którym mogą komunikować się wszyscy posiadacze telefonów komórkowych/stacjonarnych na całym świecie. Softphone można określić mianem wirtualnego telefonu.
Ważnym kanałem firmowej komunikacji staje się też wideo.

- Już jakiś czas temu zaczęliśmy oswajać komunikację wideo. Wykorzystujemy ją zwłaszcza przy uruchamianiu nowych projektów, które zapowiadamy w formie krótkich filmów - choćby przy naszych raportach rocznych. Tworzymy także filmiki ze spotkań biznesowych z klientami podczas eventów i konferencji, które służą jako krótkie podsumowanie - mówi Grzegorz Blachowski, Grupa GPEC.
Firmy, bardzo często decydują się też na wprowadzenie komunikatorów takich jak Cisco Jabber, Skype For Business, Slack. Popularnością cieszą się też programy ułatwiające prowadzenie spotkań czy szkoleń oraz dzielenia się zadaniami.

Odejście od oficjalnych sposobów komunikowania się może jednak wprowadzać pewien chaos. Na co możemy pozwolić sobie w służbowych mailach i czy polecenie wydane przez komunikator ma taką samą wagę jak to w oficjalnej wiadomości?

- Służbowe wiadomości, jak sama nazwa wskazuje, mają charakter oficjalny niezależnie od formy przekazu. A jeśli tak, to wymagają od nas ustalonych form, zgodnych z etykietą biznesową. W tym przypadku nie ma miejsca na emotikony. Ku przestrodze warto wspomnieć, że to, co wysyłamy służbowo w wiadomościach SMS lub przez inne komunikatory internetowe ma taką samą wagę jak mail, dokument pisemny dla sądów oraz innych urzędów państwowych - mówi Ewa Czertak, mentor biznesu, ekspert i praktyk personal brandingu, Akademia Marki z Klasą. - Najczęściej spieszymy się pisząc korespondencję służbową i dlatego warto po napisaniu właściwej treści dodać miłe formy grzecznościowe. Warto nawiązać do wcześniejszej korespondencji, podziękować, napisać serdeczne pozdrowienia, podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem wraz z funkcją służbową. Taki zwyczaj w zupełności zastąpi emotikony, a jednocześnie wyrazimy swoje emocje i  szacunek dla adresata korespondencji. Pamiętajmy, że po drugiej stronie maila jest taki sam człowiek jak my.
Służbowy telefon w weekend albo podczas urlopu to sprawa dość kontrowersyjna. Służbowy telefon w weekend albo podczas urlopu to sprawa dość kontrowersyjna.
Cześć panie prezesie!

Komunikacja w firmie obywa się jednak nie tylko drogą elektroniczną. Bezpośrednie kontakty z przełożonym również wymagają stosowania się do biurowych zwyczajów. Nowoczesne firmy często preferują system, w którym zwracamy się do wszystkich po imieniu. Czy sprzyja to poprawnym relacjom?

- W większości dużych korporacji zwyczaj mówienia po imieniu funkcjonuje doskonale od wielu lat. W dużych organizacjach znacznie prościej zachować autorytet, ponieważ są wyraźne granice w relacjach podwładny - przełożony. Wynikają one z pełnionych funkcji, ról, odpowiedzialności. Jeśli zwracamy się po imieniu do prezesa, to nie przyjdzie nikomu do głowy klepać go po plecach, proponować wyjścia na piwo, czy wyjazdu na wspólne wakacje. Pojawia sie jednak mylne rozumienie tego zwyczaju w organizacjach, gdzie nie ma wypracowanej kultury współżycia. Wówczas przejście na "ty" rozumiane jest jako skracanie dystansu i spoufalenie. Etykieta biznesowa określa, kto i komu proponuje przejście na "ty", dlatego warto zapoznać sie z zasadami - ostrzega Ewa Czertak.
- To zależy od kultury w szerszym znaczeniu - narodowej oraz organizacyjnej. W kulturach sformalizowanych (używana jest forma pan, pani) i o dużym dystansie władzy, czyli wysokim poziomie akceptacji przywilejów, jakie ma osoba zajmująca wyższe stanowisko ("jest kimś lepszym"), przechodzenie na "ty" uderza w ukryte przekonania o tym, jaki jest właściwy porządek społeczny i jego wyraz komunikacyjny. I odwrotnie - w kulturach o niskim dystansie władzy i mniej sformalizowanych nienaturalnym byłoby używanie formy pan/i. Polska jest krajem dość sformalizowanym i o stosunkowo dużym dystansie władzy, więc przejście na "ty" z szefem (jeśli on/ona to proponuje) może być odczytane jako zachęta do zwiększenia oczekiwań względem szefa i osłabienia wysiłków podejmowanych w ramach wykonywania swoich obowiązków. Jednak w firmie, w której panuje atmosfera równości, nowo przyjęci pracownicy uczą się, że "tykanie" szefa nie wiąże się ze zmianą zachowań na stanowisku pracy, a nawet znacząco ułatwia komunikację - mówi psycholog biznesu, dr hab. Krystyna Adamska, prof. UG.
Piątek wieczorem, telefon od szefa

Kiedyś, zamykając za sobą drzwi pracy w piątkowe popołudnie, zostawialiśmy wszystkie obowiązki aż do poniedziałku. Postęp technologiczny sprawił, że jesteśmy teraz dostępni praktycznie 24 godziny na dobę, nie tylko dla znajomych, ale też dla szefa. Czy wyłączanie służbowej komórki w czasie wolnym jest niegrzeczne, a może to wyraz dbania o swoją prywatność?

- To zależy od stopnia zaangażowania w pracę. Wysoki poziom zaangażowania, wynikający z identyfikacji z wykonywaną pracą, ale też z własną firmą (nie Ja w firmie, ale My firma) wiąże się z samodzielną decyzją o sensie zacierania granicy między czasem pracy a czasem wolnym. Ostatecznie granica ta ma charakter konstruktu społecznego i tworzenie recept na jej podstawie może być zwodnicze. Tego rodzaju zaangażowanie może służyć wzmocnieniu poczucia skuteczności (a to ma dalej szereg pozytywnych konsekwencji) i satysfakcji z bycia częścią całości. Jednak niskie zaangażowanie, przy jednoczesnym uleganiu presji wewnętrznej (poczucie obowiązku jako stała dyspozycja osoby) lub zewnętrznej (takie jest oczekiwanie kierownictwa) może wzmacniać poczucie krzywdy (co ma dalej szereg negatywnych konsekwencji) - mówi Krystyna Adamska.
- Inaczej możemy skonstruować pytanie, komu nie zdarzyło się odpowiedzieć służbowo na SMS-a lub wiadomość wysłaną przez messengera w czasie wolnym od pracy? Dla młodszego pokolenia, dla przedsiębiorców odbieranie telefonów służbowych, używanie komunikatorów w czasie wolnym to już codzienność, a dla innych będzie to nadal rażące naruszenie prywatności. Jeśli nie wiemy, czy odbierać telefony, to najlepiej dowiedzieć się, jakie są zwyczaje wewnątrz organizacji, w której pracujemy i od początku ustalić oraz jasno komunikować, czy godzimy się na takie zwyczaje - mówi Ewa Czertak. - Odpowiedzmy sobie w pierwszej kolejności na pytanie, czy dany zwyczaj jest zgodny z moimi wartościami i sposobem życia? Niegrzecznością jest każda forma zachowania, która narusza przyjęte obyczaje i normy. Pamiętajmy jednak, że żyjemy w czasach szybkich zmian technologicznych, które całkowicie zmieniły tradycyjne sposoby porozumiewania się i w związku z tym zmieniły nasze obyczaje. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, naczelną zasadą jest szacunek dla drugiego człowieka, w tym szacunek dla czasu, jaki spędza z bliskimi poza pracą.

Miejsca

Opinie (26) 3 zablokowane

  • (2)

    Z punktu widzenia firmy wprowadzenie wewnętrznej platformy z chatem, możliwością tworzenia grup itepe. ma same plusy: odciąga ludzi od FB i daje możliwość kontroli nad tworzonymi grupami/tematami/treściami...

    • 13 2

    • Daje kontrolę nad ludźmi, umożliwia lepsze profilowanie osób, daje większe możliwości (1)

      wywierania wpływu na pracownika, powiększa zdolność manipulowania pracownikami...
      Po prostu zniewolenie.

      • 3 0

      • "wywierania wpływu na pracownika, powiększa zdolność manipulowania pracownikami... Po prostu zniewolenie."

        W jakim poronionym świecie tworzenie grup i gadanie o filmach czy sporcie daje możliwości wywierania wpływu? A może gadanie w grupie dot. danego produktu też jest złe? Bosz...Wszędzie spisek, wszędzie zło i wykorzystywanie...ogarnij się a przede wszystkim uśmiechnij!

        • 1 1

  • Ja służbowego laptopa i służbowy telefon zostawiam w pracy. A jak mi ukradną, albo dziecko zaleje? (3)

    Praca zostaje w pracy, a nie zabieram ją do domu. Podobnie postępuję ze współpracownikami. Żadnych spotkań towarzyskich poza pracą. Chyba, że ktoś potrzebuje jakiejś pomocy, to zazwyczaj nie odmawiam.

    • 32 3

    • 100% racji. Badania dowodzą, że po 1) jeżeli pracownik nie wypocznie (dotyczy głowy) od pracy, to jego długotrwała wydajność spada, 2) czas pracy ma się nijak do efektywności. W tzw. Europie Zachodniej niektóre kraje skróciły już nawet liczbę godzin w tygodniu spędzaną w pracy. My jako Polacy jesteśmy mało efektywni w pracy, może dlatego, że mówi nam się (presja), że mamy zap.... non stop, piątek świątek, popołudniami/wieczorami i nie wyłaczać telefonów w weekendy. Nie dajmy sobie wmówić, jak to między słowami dwóch ostatnich akapitów wybrzmiewa, że powinniśmy być dostępni...

      • 18 0

    • zostawiać w pracy, jeżeli to nie mozliwe to wyłączać synchronizację (z mailem lub np. z gogle) w takim urządzeniu

      oraz powiadamianie o swojej lokalizacji

      • 3 0

    • "Podobnie postępuję ze współpracownikami. Żadnych spotkań towarzyskich poza pracą."

      Czyli kolegów w pracy nie masz? Przykra sprawa - ja np. bardzo lubię swoich współpracowników i chętnie wyskakujemy na piwko z dopiskiem "nie gadamy o pracy" i wszyscy są zarąbiście zadowoleni. Po co się tak odcinać na siłę?

      • 1 4

  • Tak. Ale dla firm które mają tylko LAN bez dostępu na zew. to już mały problem. (3)

    W sumie nie ma prawie nic ciekawego i darmowego i do tego na starsze wersje np. XP

    • 5 0

    • Firma z LAN ale bez Internetu to jakieś 20 lat temu. (2)

      Polska to nie Kambodża.

      • 2 1

      • Tak na szybko wymienił bym z notatek tysiąc takich firm z tym że chodzi pewnie o 2 lub więcej niezależnych sieci. (1)

        Problem jest jak w sieci z dostępem do internetu mają tylko określone osoby i wtedy taki komunikator nie ma sensu.
        Kiedyś był Lanchat i/lub Lanczat ale też nie wszystko ładnie chodziło.
        Teraz chyba nie ma już nic autonomicznego.

        • 2 0

        • To że niektórym pracownikom odcina się dostęp do Intenretu, nie oznacza że firma nie ma Internetu.

          Z darmowych komunikatorów działających w sieci LAN, możesz spróbować programu BeeBEEP. Znajdziesz go na sourceforge. Jest na licencji QPL, myślę że podobnej do GPL i można używać w firmach.

          Jest jeszcze LAN Messenger na typowej licencji GPL, także znajdziesz na sourceforge (dot) net.

          • 0 0

  • korposzczury, hehe...

    • 15 4

  • Dramat. , jezykowy belkot (1)

    Straszne i smutne . Wspolczuje tym ludziom to sa niewolnicy

    • 15 4

    • W artykule wypowiadają sie specjalici z GPEC, firmy, która wystawia rachunek za ogrzewanie.

      Ich kreatywność ogranicza się do tego, kiedy wystawić ci rachunek za ciepło i w jakiej wysokości.

      Ja bym im dał po trzy telefony służbowe by nie ograniczać ich komunikacji i kreatywności. A nóż wynajdą zdalne przesyłanie ciepła, np poprzez gorące wyznania miłosne w komunikatorze GG. Od razu na serduszku cieplej się robi ;)

      • 6 0

  • Troche firm uzywa bitrixa

    Np. komunikacja na zewnatrz pomiedzy firmami czesto odbywa sie na GG/WTW. Krotkie rozmowy, ustalenia cen.

    • 4 0

  • Najlepiej isc samemu (2)

    Dodatkowo trzeba wydrukować dobie kilka papierów, żeby szef widział że się pracuje papiery te nosimy w ręku. Można użyć jeszcze kawy w ręku albo red bula to podkreśla że pracujemy na maxa

    • 13 0

    • Haha :)

      • 5 0

    • i jeszcze minę trzeba mieć odpowiednią - wyrażającą zapracowanie

      • 2 0

  • Zasady są proste

    Jak wracasz do domu, nie zajmujesz się pracą. "Zwyczaje" w pracy nie mogą naruszać kodeksu i umowy o pracę. Jeżeli pracujemy 8h, to pracujemy 8h i "zwyczaje" w pracy mogą się pocałować w... ; p

    • 14 0

  • Pie*****ie w bambus

    To czy odbiorę @, wiadomość czy telefon w czasie wolnym czy urlopie zależy od tego jaka jest atmosfera i ile płacą. Po co do tego psycholog czy personal brander.
    Sic! W ogóle co to za nazwy stanowisk. Bełkot korposzczurów, robinie dobrego wrażenia i PR firm i ludzi mnie śmieszy. Co więcej wygląda to żenująco gdy ludzie chodzą do pracy do "akwarium" które wybudowano bez wystarczającej liczby miejsc parkingowych w swoich poliestrowych gajerkach i garsonkach zostawiają autka pod uczelnią, marketami i okolicznych ulicach bo nie stać ich na płatny parking

    • 13 0

  • Technologia jest dla człowieka czy człowiek dla technologii?

    Nie noszę ze sobą telefonu nawet prywatnego w czasie wolnym, nie odbieram maili w domu a prywatne tylko w weekend (a i to nie każdy) i nie jestem starszą osobą, raczej młodszą niż starszą. Nie jestem też lekarzem, żołnierzem ani prezesem firmy. Nikt nie umrze jeśli poczeka.
    Jak jestem w pracy to pracuję na 100%, czasem na 120% albo na 200% jak kolega ma urlop.
    Mój czas wolny jest mój, mam swoje zajęcia i plany i odbieranie po pracy telefonu żeby komuś się z tego tłumaczyć jest co najmniej absurdalne
    Zawierając umowę o pracę nie kasuję pracodawcy jak firma firmę, tylko kupuje on mój określony czas. Jak czas upływa, nie ma mnie dla firmy, robię coś dla siebie.
    Firma to nie rodzina, rodzina to nie firma, koledzy z pracy to koledzy z pracy - a nie przyjaciele, impreza firmowa to nie impreza prywatna - jak ktoś nie widzi różnicy, to już bardzo źle...

    • 18 0

1

alert Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.

Pracodawcy w Trójmieście

Forum

Najczęściej czytane